Smart Booking degli asset aziendali per una compagnia assicurativa

In periodo pandemico, la gestione contingentata degli ingressi e delle presenze in azienda era una vera e propria necessità. Quest'esigenza improcrastinabile ha dato un forte slancio a nuovi modelli organizzativi estremamente innovativi.

Tra questi spicca la prenotazione digitale delle postazioni di lavoro e delle sale riunioni, estesa ben presto anche al parking e alle prenotazioni della mensa aziendale. Si è verificata un'accelerata repentina alla digital transformation, diventata oggi un fattore decisivo per diverse aziende, che possono godere di enormi benefici, soprattutto in ottica Hybrid Work, ma non solo. Un'iniziativa vincente come quella intrapresa da una nota compagnia assicurativa, che ci ha contattati per un progetto di Collaboration all'avanguardia.

Smart Booking: prenotazione digitale sale riunioni e desk

AZIENDA: Compagnia assicurativa

SETTORE: Servizi

LOCALIZZAZIONE: Internazionale

SFIDA

L'azienda aveva la necessità di rinnovare completamente gli uffici della sede di Roma, in primis per una gestione ottimale degli spazi in periodo pandemico e successivamente per un improvement tecnologico dell'intera sede. 

Nell'immediato, l'esigenza di dover contingentare gli ingressi ha condotto verso un sistema digitale di prenotazione delle scrivanie, delle sale riunioni e persino dei parcheggi. L'obiettivo finale era quindi implementare un workstyle più dinamico, da mantenere nel lungo periodo, superando l'assegnazione delle scrivanie fissa a una singola persona, per approcciare a una soluzione di booking digitale. 

SOLUZIONE

Il nostro progetto ha previsto il coinvolgimento di GoBright, vendor di soluzioni di SmartOffice. L'azienda dopo un periodo di valutazione e sperimentazione in demo, ha deciso di procedere con l'implementazione completa e definitiva della soluzione. 

La proposta di utilizzo della piattaforma GoBright per la prenotazione degli asset aziendali, è stata validata perché permetteva di risolvere appieno le problematiche relative al ritorno in ufficio dopo la pandemia, consentendo distanziamento sociale e la possibilità di gestire nel modo più appropriato il processo di sanificazione degli spazi tra l'utilizzo da parte di un worker e l'altro. 

Con lo sviluppo della planimetria digitale della sede, accessibile e navigabile con qualsiasi device, il worker ora ha la possibilità di effettuare:

• la prenotazione delle sale riunioni (tutte provviste di un pannello fuori porta), gestite tramite un'apposita console di management, con la possibilità di autenticazione mediante badge o cellulare aziendale;
• il booking delle postazioni di lavoro tramite App o Mappe grafiche. In caso di utilizzo di scrivanie motorizzate, l’accessorio opzionale CONNECT, su ogni scrivania, permette il posizionamento personalizzato per ciascuno utente in automatico dell’altezza delle scrivanie;
• smart booking del parcheggio aziendale.

La soluzione, inoltre, permette all'azienda di accogliere il visitatore e registrarlo automaticamente durante il processo di prenotazione della sala e del meeting, tramite un codice QR inviato via email, grazie all'integrazione effettuata con Google Mail.

La piattaforma permette poi di creare dei report per una rendicontazione sulle prenotazioni e accessi, da poter utilizzare per analisi e archiviazione come storico. 

Al termine dell'implementazione, si è svolto un periodo di formazione dedicata ai dipendenti, per evidenziare le molteplici funzionalità della soluzione. 

La soluzione GoBright è stata supportata dall' attivazione del servizio Lantech Longwave Care4You, che garantisce l’helpdesk di primo livello per tutte le attività del progetto. 

BENEFICI

Oggi gli spazi aziendali vengono condivisi e prenotati digitalmente dagli addetti, che hanno adottato un workstyle ibrido, basato cioè sull'alternanza lavoro in sede e remote working. L'attività strategica di core business viene svolta in ufficio, mentre viene spostata in remoto tutta la parte strettamente operativa. La soluzione implementata ha permesso quindi di gestire il flusso di personale negli uffici in maniera sistematica e puntuale. 

Lo scouting tecnologico e l'individuazione della soluzione ottimale che garantisse l'estrema flessibilità e dinamicità della soluzione ha consentito a Lantech Longwave di collaborare con GoBright ad una customizzazione completa, in linea con le specifiche esigenze del progetto, anche nei singoli dettagli. Ad esempio, il tag NFC con cui ogni lavoratore verifica l'effettiva disponibilità di una scrivania ed effettua la prenotazione è stato personalizzato con il logo aziendale, nel rispetto dell'immagine coordinata.

La continua evoluzione della piattaforma, estremamente ricettiva nei confronti dell'utente finale, consentirà all'azienda di estendere, anche in autonomia con le competenze interne, le potenzialità e funzionalità della piattaforma stessa. Un primo step in questo senso prevede ad esempio,  lo sviluppo delle licenze in lingua spagnola, per l'utilizzo da parte del personale presente nella sede in Spagna. Attraverso un apposito strumento realizzato ad hoc, L'azienda, avvalendosi delle conoscenze linguistiche dei dipendenti, potrà inoltre realizzare le traduzioni della piattaforma nella lingua che preferisce.

Nell'ottica di un miglioramento continuo dell'infrastruttura di booking, il nostro progetto prevede:

• Refresh dei pannelli "fuori porta" delle sale riunioni, con l'implementazione di sensori di prossimità per il riconoscimento automatico in ingresso/uscita di uno specifico dipendente/visitatore. Questo determina un cambio di status "sala libera/sala occupata", segnalato tramite apposita notifica sullo smartphone;
• Ottimizzazione della prenotazione dei desk con l'aggiunta di device che consentono un riconoscimento automatico del dipendente/visitatore che seleziona, prenota e occupa la postazione di lavoro. Questi dispositivi, dotati di led, permettono una segnalazione visiva dello status della scrivania libera/occupata;
• prenotazione digitale dei posti per la mensa aziendale.

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